Tóm tắt nhanh
- Công bố hợp quy là hoạt động bắt buộc với sản phẩm, hàng hóa thuộc quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (Điều 11 khoản 1 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN).
- Khi công bố, doanh nghiệp dùng một trong hai hoặc cả hai biểu mẫu của Thông tư: Bản đăng ký công bố hợp quy (Phụ lục IV) và Báo cáo tự đánh giá hợp chuẩn/hợp quy (Phụ lục V).
- Phụ lục IV là mẫu có trong mọi hồ sơ công bố hợp quy — điền ở Bước 1 của Điều 13.
- Phụ lục V chỉ cần khi công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá của doanh nghiệp, kèm bản điện tử kết quả thử nghiệm của tổ chức thử nghiệm được công nhận hoặc chỉ định.
- Nếu công bố dựa trên kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận: hồ sơ chỉ gồm Phụ lục IV + bản điện tử Giấy chứng nhận hợp quy — không cần Phụ lục V.
- Thông tư có hiệu lực từ 25/5/2026, thay thế Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, Thông tư 02/2017/TT-BKHCN và Thông tư 04/2025/TT-BKHCN.
1. Hai biểu mẫu dùng khi nào?
Sau khi có kết quả đánh giá sự phù hợp (chứng nhận hợp quy hoặc tự đánh giá), doanh nghiệp chuyển sang bước công bố hợp quy. Đây là lúc cần đến biểu mẫu:
| Biểu mẫu | Tên | Dùng khi | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Phụ lục IV | Bản đăng ký công bố hợp quy | Mọi hồ sơ công bố hợp quy (Bước 1) — doanh nghiệp kê khai đầy đủ các quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng và ký xác nhận | Điều 13 khoản 1 |
| Phụ lục V | Báo cáo tự đánh giá hợp chuẩn/hợp quy | Công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá của tổ chức, cá nhân — nộp kèm kết quả thử nghiệm | Điều 13 khoản 2 |
Nói gọn: Phụ lục IV luôn dùng, còn Phụ lục V chỉ dùng khi doanh nghiệp tự đánh giá thay vì thuê tổ chức chứng nhận. Vì vậy có doanh nghiệp chỉ cần Phụ lục IV, có doanh nghiệp cần cả hai.
2. Tải biểu mẫu (file Word)
Chúng tôi tổng hợp sẵn các biểu mẫu dưới dạng file Word, đúng theo Phụ lục của Thông tư 14/2026/TT-BKHCN để doanh nghiệp tải về và điền trực tiếp:
- 📄 Phụ lục IV — Bản đăng ký công bố hợp quy (dùng cho mọi hồ sơ): tải file Word
- 📄 Phụ lục V — Báo cáo tự đánh giá hợp chuẩn/hợp quy (dùng khi tự đánh giá): tải file Word
- 📘 Tìm hiểu chi tiết Thông tư 14/2026/TT-BKHCN: xem bài 8 phương thức chứng nhận theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN
3. Trình tự công bố hợp quy — 2 bước (Điều 13)
Bước 1 — Điền Bản đăng ký công bố hợp quy (Phụ lục IV). Doanh nghiệp điền thông tin vào bản đăng ký theo mẫu; tự xác định và liệt kê đầy đủ các quy chuẩn kỹ thuật tương ứng bắt buộc phải áp dụng cho sản phẩm, hàng hóa của mình; và người đại diện phải ký xác nhận vào bản đăng ký.
Bước 2 — Đăng ký trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng và nhận mã số xác nhận hoàn thành đăng ký. Tài liệu kèm theo tùy trường hợp:
- Nếu công bố dựa trên kết quả chứng nhận: bản điện tử Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật do tổ chức chứng nhận hợp quy cấp.
- Nếu công bố dựa trên kết quả tự đánh giá: Báo cáo tự đánh giá hợp quy (Phụ lục V) kèm bản điện tử kết quả thử nghiệm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật của tổ chức thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận.
Trường hợp Cơ sở dữ liệu quốc gia bị lỗi hoặc chưa hoàn thiện hạ tầng, doanh nghiệp nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính tại cơ quan chuyên môn tại địa phương; cơ quan này có trách nhiệm cập nhật lên Cơ sở dữ liệu quốc gia.
4. Hướng dẫn điền Bản đăng ký công bố hợp quy (Phụ lục IV)
- Số: số của bản đăng ký do doanh nghiệp tự đánh số theo quy định nội bộ.
- Tên tổ chức, cá nhân; địa chỉ; điện thoại; fax; e-mail: ghi đúng theo giấy đăng ký doanh nghiệp.
- CÔNG BỐ: ghi rõ sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ… (tên gọi, kiểu, loại, nhãn hiệu, đặc trưng kỹ thuật).
- Phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật: ghi đầy đủ số hiệu, ký hiệu và tên gọi của từng quy chuẩn áp dụng — đây là phần dễ thiếu nhất khi doanh nghiệp phải áp dụng nhiều quy chuẩn cùng lúc.
- Thông tin bổ sung: nêu căn cứ công bố (kết quả chứng nhận hay tự đánh giá) và phương thức đánh giá sự phù hợp đã dùng.
- Loại hình đánh giá: chọn “Tổ chức chứng nhận đánh giá” (ghi tên tổ chức chứng nhận, số và ngày cấp giấy chứng nhận) hoặc “Tự đánh giá” (ghi ngày lãnh đạo ký xác nhận Báo cáo tự đánh giá).
- Cuối bản: cam kết chịu trách nhiệm, ghi ngày và đại diện ký tên, chức vụ, đóng dấu.
5. Hướng dẫn điền Báo cáo tự đánh giá (Phụ lục V)
Phụ lục V gồm 8 mục; điền theo thứ tự:
- Mục 1–3: tên, địa chỉ, điện thoại/fax của tổ chức, cá nhân; tên sản phẩm, hàng hóa; địa điểm và ngày đánh giá.
- Mục 4: số hiệu tiêu chuẩn/quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.
- Mục 5: tên tổ chức thử nghiệm sản phẩm, hàng hóa (phải là tổ chức được công nhận hoặc chỉ định).
- Mục 6: đánh giá về kết quả thử nghiệm so với yêu cầu của tiêu chuẩn/quy chuẩn — nêu rõ chỉ tiêu nào đạt, chỉ tiêu nào chưa đạt.
- Mục 7: các nội dung khác (nếu có).
- Mục 8 — Kết luận: tích chọn “phù hợp” hoặc “không phù hợp” tiêu chuẩn/quy chuẩn kỹ thuật.
- Cuối báo cáo có cam kết chịu trách nhiệm, phần Người đánh giá (ký, ghi rõ họ tên) và Xác nhận của lãnh đạo tổ chức, cá nhân (ký tên, chức vụ, đóng dấu).
Lưu ý: khi công bố theo tự đánh giá, doanh nghiệp còn phải lập và lưu hồ sơ tự đánh giá gồm: mô tả chung về sản phẩm và quy trình sản xuất; báo cáo phương pháp và kết quả thử nghiệm so với quy chuẩn; kế hoạch kiểm soát chất lượng và giám sát định kỳ (tần suất, phương pháp kiểm tra, thử nghiệm); các tài liệu liên quan khác; và báo cáo tự đánh giá được ký xác nhận.
6. Những lưu ý quan trọng khi công bố hợp quy
- Dấu hợp quy (Điều 4): chỉ được sử dụng cho sản phẩm, hàng hóa đã công bố hợp quy, theo đúng hình dạng – kích thước tại Phụ lục I. Nếu sản phẩm chịu nhiều quy chuẩn khác nhau thì chỉ được gắn dấu khi đã phù hợp với tất cả các quy chuẩn tương ứng.
- Trách nhiệm duy trì (Điều 14): doanh nghiệp phải duy trì liên tục sự phù hợp, kiểm soát chất lượng, thử nghiệm và giám sát định kỳ; lập sổ theo dõi việc sử dụng dấu hợp quy và báo cáo định kỳ hàng năm cho tổ chức chứng nhận.
- Phải công bố lại khi có thay đổi: khi quy chuẩn kỹ thuật thay đổi nội dung, hoặc có thay đổi về tính năng, công dụng, đặc điểm của sản phẩm đã công bố.
- Miễn công bố hợp quy (Điều 11 khoản 3): một số sản phẩm, hàng hóa được miễn công bố hợp quy theo khoản 2 Điều 48 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật; khi đó phải tuân thủ yêu cầu quản lý chất lượng, an toàn theo pháp luật chuyên ngành.
- Chưa rõ chọn phương thức nào? Việc chứng nhận hợp quy được thực hiện theo một trong 8 phương thức tại Điều 5 và Phụ lục II. Xem bài 8 phương thức chứng nhận theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN để chọn đúng phương thức theo mức độ rủi ro.
7. Nguồn tham khảo
- Thông tư số 14/2026/TT-BKHCN ngày 09/4/2026 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật (hiệu lực từ 25/5/2026) — vanban.chinhphu.vn.
- Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 35/2018/QH14 và Luật số 70/2025/QH15).
- Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 78/2025/QH15).
- Nghị định số 22/2026/NĐ-CP ngày 16/01/2026 và Nghị định số 37/2026/NĐ-CP ngày 23/01/2026 của Chính phủ.
Bài viết liên quan
Trao đổi thêm
Bài viết này là diễn giải của chúng tôi nhằm phổ biến kiến thức pháp luật về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng, không phải văn bản quy phạm pháp luật. Các biểu mẫu được cung cấp nguyên theo Phụ lục IV và Phụ lục V của Thông tư số 14/2026/TT-BKHCN ngày 09/4/2026 của Bộ Khoa học và Công nghệ; các văn bản viện dẫn có thể được sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ. Việc áp dụng cho từng trường hợp cụ thể còn phụ thuộc quy chuẩn kỹ thuật áp dụng, mức độ rủi ro của sản phẩm, hàng hóa và tư cách của tổ chức đánh giá sự phù hợp; trước khi áp dụng, người đọc cần tra cứu bản văn bản hiện hành trên các cổng thông tin chính thức và tham vấn cơ quan có thẩm quyền. Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo và không thay thế tư vấn pháp lý.
