每一份 RoHS 申请都有一个潜在的弱点：供应商未能申报材料成分。然后，企业必须在三件事之间做出选择 — 接受风险，创建自己的替代证据，或者更换供应。
问题是，这个决定往往很晚才做出，当时生产季节已经开始，合同也已经签署。本文介绍了如何对供应商进行分类、三个级别的应对措施，以及如何在合同中加入声明义务，以避免在处理这种情况时处于被动地位。
1. 供应商为何不申报？
| 原因 | 表达 | 适当的处理 |
|---|---|---|
| 不知道该怎么办 | 回复“进口货已售完” | 提交样本表格、逐个字段的说明以及填写帮助 |
| 不想公开菜谱 | 拒绝完全申报 | 根据限用物质清单建议的限制声明水平 |
| 害怕承担法律责任 | 不想签署任何确认书 | 在合理水平上约定承诺内容，承担有限责任 |
| 通过中介购买 | 无法掌握实际生产来源 | 要求联系原厂，或通过检测验证 |
| 高风险材料 | 再生塑料、电镀、来源不明的添加剂 | 默认情况下，它受到严格控制 |
重要的一点：“未申报”并不是一种独特的状态。区分不理解要求的供应商和主动不提供信息的供应商很重要 — 这两种情况需要两种不同的方法。
2. 三个级别的响应
| 级别 | 适用时 | 要做的事情 | 成本 |
|---|---|---|---|
| 1 级：正确回收 | 供应商配合但不了解要求 | 提交包含示例的表格、技术支持、设定回复截止日期 | 低 |
| 第 2 级：创建自己的证据 | 无法获取申报但重要材料 | 筛选批次、定期检测、保存样本、在记录中记录假设 | 平均而言，随着频率的增加而逐渐增加 |
| 第 3 级：更换源 | 高风险物料及无长期合作的供应商 | 在转换之前寻找替代来源并验证新材料 | 高，有转换成本 |
不要立即从第 1 级跳到第 3 级：许多情况只需要正确的形式和真正的技术对话。但对于高风险材料，您不应该在 1 级停留太久。
3. 无声明时的替代证据
当没有供应商声明时，企业仍然可以提供证据，但必须保持透明：
- 常规筛选结果根据输入批次，制定验收标准和超标处理措施。
- 企业检测报告在一个有代表性的样本上，以一个确定的频率。
- 第三方认证供应商已经拥有的信息，即使他们不方便提供原始报告。
- 文件中的假设注释：明确说明哪些材料尚未申报并受到哪些措施的控制。
注意到这些假设是重要的一点：有差距但控制良好的配置文件比看起来完整但没人知道数据来自哪里的配置文件要好得多。
4. 供货合同应包含的五项条款
| 条款 | 内容 | 效果 |
|---|---|---|
| 需申报材料 | 明确申报级别、形式、期限和负责人 | 使声明成为合同义务，而不是要约 |
| 变更通知 | 更改材料、配方或子制造商之前必须发出通知 | 防范“无声改变”的风险 |
| 检查权 | 索取检测报告或组织定期检查的权利 | 有基础必须创建自己的证据 |
| 超过限值时的责任 | 收回和偿还相关费用的义务 | 激励合规 |
| 保存数据的义务 | 保留与产品生命周期相对应的一段时间的记录 | 确保人员变动时数据不丢失 |
5. 对供应商进行分类管理风险
| 集团 | 特点 | 如何管理 |
|---|---|---|
| A——可靠 | 完整的声明、检测数据、良好的变更通知 | 定期检查概率，优先维护关系 |
| B——可接受 | 声明足够但速度慢，缺乏背景数据 | 根据物质风险等级进行检查，定期提醒 |
| C——需要监控 | 声明不严，无检测数据 | 筛选每批次、定期检测、改进路线图 |
| D——高风险 | 拒绝申报、危险品、来源不明 | 计划更换源，不包括新设计 |
6. 常见问题
供应商说“货物符合 RoHS”，但没有文件，可以接受吗？
不建议这样做，除非重大风险水平非常低并且企业有自己的控制措施。口头断言在受到质疑时无法形成证据。
是否应该要求供应商签署责任承诺书？
合同中应有明确的条款，并规定供应商可接受的合理责任限额。过于宽泛的承诺往往会导致拒绝签署。
如果供应商在海外且没有回复怎么办？
进入第二级：通过筛选和定期检测该材料进行控制，并为新设计寻找替代来源。在评估供应商时，应将额外的控制成本纳入材料价格。
供应商声明可以用于不同的产品代码吗？
仅当材料相同、制造商相同且版本相同时。如果有疑问，您需要声明每个特定的代码。
供应商评估流程应位于何处？
嵌入采购流程和新材料审批流程：不符合申报要求的供应商不包含在新设计中。这是最有效的阻挡点。
7. 结论
供应商不申报是供应链中的正常情况，但允许其成为监管合规记录的空白是企业的选择。三个响应级别和四个供应商分类组有助于将这个问题转化为具体的规划。
应立即做两件事：以带有示例的形式将声明要求纳入合同条款中；对于必须在不声明的情况下使用的材料，请在文件开头注明控制假设，而不是留空。
参考资料
- 指令 2011/65/EU 及其修正案（制造商义务、供应链责任）。
- 关于电气和电子设备合格评定文件的 EN IEC 63000 标准。
- IEC 62474 和 IPC-1752A 关于材料数据声明和交换。
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