“记录保存多久”听起来是一个行政问题，但它决定了企业在特定情况下是否可以向市场监管机构答复：三年前销售的一批货物被检查，或者客户重新打开旧项目的记录。
RoHS 具有明确的记录保存义务，并且企业必须跟踪额外的时间表，以了解何时需要更新记录。本文总结了这两类：保留期和要记住的里程碑。
1. RoHS 规定的记录保存义务
将电气和电子设备引入欧盟市场的制造商必须保留该设备十年技术记录和合格声明自产品投放市场以来。进口商还有义务保留同一时期的合格声明，并根据要求出示。
需要区分两点：
- 保存义务：有效期十年，从产品推向市场之日起计算，而不是从制造之日起计算。
- 有义务提供：当主管部门要求时，企业必须在短时间内提供证明合规的信息和文件。该截止日期不允许企业从一开始就收集文件。
实际结果：记录应该处于准备发送的状态，而不是“分散在退休技术人员的电子邮件中”的状态。
2. 每种类型的记录应保存多长时间？
| 记录类型 | 提案截止日期 | 原因 |
|---|---|---|
| 符合性声明 (DoC) | 投放市场后至少十年 | 指令规定的义务；是第一个请求的文档 |
| 按产品代码列出的技术记录 | 至少十年 | 是证明申报内容的依据 |
| 材料检测报告 | 根据技术记录，至少十年 | 旧货验货时需要对比 |
| 供应商材料声明 | 根据材料生命周期，至少根据技术记录 | 证明符合性结论的数据来源 |
| 批量筛选结果 | 较短，通常是几年 | 用于内部质量控制 |
| 技术变更和供应商变更记录 | 根据产品生命周期 | 解释为什么原始记录仍然相关或已更新 |
| 已保存的模板 | 根据与客户的约定 | 当需要将事实与记录进行比较时使用 |
3. 企业需要遵守的法律时间表
除了保留义务之外，还有另一组与记录是否正确相关的里程碑：
| 模具组 | 内容 | 要做的事情 |
|---|---|---|
| 模具扩大应用范围 | 当以前超出范围的产品组变得需要合规时 | 按产品代码查看产品类别 |
| 邻苯二甲酸酯类应用模具 | 适用于每个产品组，有些组稍后 | 根据正确的产品组里程碑检查旧报告是否包含邻苯二甲酸酯组 |
| 豁免到期日 | 每个豁免线都有自己的截止日期；许多线路的续订日期为 2026 年至 2027 年 | 监控正在使用的豁免清单，准备替代材料计划 |
| 豁免评估机制过渡的里程碑 | 豁免技术评估活动向欧洲化学品管理局的转移有其自身的过渡里程碑 | 更新豁免跟踪流程，关注公告里程碑 |
| 非欧盟市场的应用里程碑 | 例如，我国新的强制性标准将在未来一段时间内生效 | 根据每个市场的要求准备文件和标签 |
| 客户审核周期 | 许多客户要求报告不太旧 | 在内部日历中记录审核里程碑 |
4. 如何整理记录保存十年
- 按产品代码组织：每个产品代码都有一条记录，里面按版本划分。
- 标记上市日期：首批交货日期或清关日期作为计算保留期限的依据。
- 数据链接：材料清单、供应商、检测报告、材料声明和生效日期。
- 保存所有变更记录：材料变更记录、供应商变更、流程变更 — 这些都是原始记录仍然正确的证据。
- 保存在两个地方：原件和数字副本，可分散访问。
- 安排审核：与法律里程碑和客户请求周期相关。
5. 五个常见错误
| 错误 | 后果 | 如何订房 |
|---|---|---|
| 只保存检测报告，不保存合格声明 | 首先缺少所需的法律文件 | 保存签署的 DoC 以及技术记录 |
| 从生产日期开始计算保质期 | 储蓄少于义务 | 从产品推向市场的里程碑开始计算 |
| 按交货批次保存 | 按产品检索时找不到记录 | 按产品代码组织 |
| 不保存供应商的材料声明 | 无法证明数据来源 | 保存生效日期和材料版本 |
| 更换产品后删除旧记录 | 无法对已售出的项目做出回应 | 只转存档，不删除 |
6. 常见问题
十年后，我的记录可以删除吗？
关于保留义务，产品投放市场十年后，指令下的保留要求已经完成。但如果产品仍在销售、在保修期内或客户仍在要求，企业应保留更长时间的记录。
进口商是否负责保存记录？
是的。进口商必须保留合格声明并根据要求提供；此外，制造商必须确保制造商已进行合格评定。
数字记录可以取代纸质记录吗？
通常，如果数字版本完整、可追溯并且有措施确保其完整性，就会被接受。重要的是要注意语言要求以及在当局要求时提供印刷副本的能力。
我需要保存产品样品吗？
法律并不要求在所有情况下保留样品，但许多客户要求保留样品，并且样品在比较时非常有用。样品保留期限应从一开始就商定。
更换供应商时，是否必须保留旧记录？
是的，因为以前出售的产品仍然需要证明。新配置文件是对旧配置文件的补充，但不会取代旧配置文件。
7. 结论
保存 RoHS 记录的义务是自产品投放市场之日起十年，但记录的实际价值取决于其组织方式：按产品代码、时间表、变更记录。
要做的三件事：明确说明每个产品代码将产品推向市场的里程碑；按产品代码而不是按批次组织记录；并将出口市场法律里程碑与技术档案放在同一审查时间表上。
参考资料
- 2011/65/EU 指令及其修正案（制造商和进口商的义务、记录保存期限）。
- 关于电气和电子设备合格评定文件的 EN IEC 63000 标准。
- 与豁免相关的授权指令（2026-2027 年期间的到期日期和续订日期）。
- 指令 (EU) 2025/2456 和与豁免评估机制相关的过渡里程碑。
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